Lập kế hoạch chuyển văn phòng đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm

Chuyển văn phòng từ địa chỉ cũ sang một nơi mới là điều rất phổ biến đối với các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Nhu cầu này thường xuất phát khi có sự thay đổi về mặt nhân sự, quy mô sản xuất hay chỉ đơn giản chỉ là tiêu chí phong thủy.

Nhà quản lý luôn mong muốn được chuyển sang làm việc tại không gian văn phòng rộng rãi hơn và tích hợp được nhiều tiện ích hơn…, giúp tăng năng suất, hiệu quả góp phần vào sự phát triển chung của công ty, doanh nghiệp.

Thế nhưng khi nói đến việc chuyển văn phòng thì tất cả mọi người đều có tâm lí e ngại, một trong những vấn đề đó chính là làm thế nào để chuyển đồ đạc trong văn phòng đến địa điểm mới một cách nhanh chóng, hiệu quả nhưng vẫn phải đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị vật tư, giấy tờ, tài liệu, cũng như có thể tiết kiệm chi phí tối đa.

Để được như vậy, ngay sau khi tìm được ngày đẹp chuyển văn phòng thì bước đầu tiên bạn phải chú ý đó chính là cần lên kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết cụ thể.

Lập kế hoạch chuyển văn phòng để làm gì?

Các nhân viên chuyển văn phòng có kinh nghiệp lâu năm trong nghề cho rằng, để có thể chuyển văn phòng trong thời gian ngắn với chi phí thấp nhất, mất ít công sức nhất, mà không làm ảnh hưởng đến công việc của công ty thì bạn nên có kế hoạch chuyển văn phòng từ trước, càng chi tiết, càng cụ thể lại càng tốt.

Việc này rất quan trọng vì nó sẽ giúp bạn hạn chế tối đa được các sự cố phát sinh trong quá trình chuyển văn phòng. Có một kế hoạch di chuyển văn phòng cụ thể, chi tiết cũng giúp bạn chủ động hạch toán chi phí chuyển văn phòng, từ đó lựa chọn được cách chuyển văn phòng tiết kiệm nhất nhưng vẫn mang lại kết quả tốt. 

Các bước lập kế hoạch chi tiết

Dưới đây là các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng mà các nhân viên văn phòng có thể tham khảo và áp dụng khi có nhu cầu:

- Bước 1: Liệt kê chi tiết số lượng đồ đạc, thiết bị cần chuyển. Khi lập danh sách này, bạn nên cần xác định là đồ đạc nào cần chuyển đến trước, đồ nào chuyển đến sau hoặc món đồ nào có thể thanh lý, đồ nào có thể bỏ đi để giảm bớt được gánh nặng… Việc phân loại sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian đóng gói cũng như công sức, chi phí vận chuyển đến văn phòng mới

- Bước 2: Sắp xếp các giấy tờ, tài liệu quan trọng… vào các thùng riêng, nhớ ghi chú cẩn thận các loại giấy tờ và dán niêm phong để đảm bảo an toàn cho các loại giấy tờ này.

- Bước 3: Nếu công ty bạn quyết định sử dụng chính nhân lực công ty mà không thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì bạn nên lập danh sách phân chia công việc dành cho từng người một. Điều này giúp mỗi người có ý thức và trách nhiêm hơn trong công việc chung.

– Bước 4: Lập sơ đồ chi tiết về vị trí sắp xếp đồ đạc, thiết bị vật dụng tại văn phòng mới, điều này có thể áp dụng ngay cả khi bạn thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói hay khi tự mình chuyển văn phòng, việc này giúp rút ngắn thời gian sắp xếp, tránh nhầm lẫn lộn xộn nội thất tại văn phòng mới.

– Bước 5: Sau khi chốt được ngày giờ tiến hành công việc, bạn in bản kế hoạch  này ra và phân phát cho từng nhân viên trong công ty, cùng nhau thống nhất công việc của từng người để công việc diễn ra suôn sẻ nhất.

Chia sẻ kinh nghiệm chuyển văn phòng 

Để tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí khi chuyển văn phòng, thì tốt nhất là nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của các đơn vị cung cấp dịch vụ này. Khi đã hoàn tất các thủ tục chuyển văn phòng, bạn chỉ cần liên hệ với công ty vận chuyển văn phòng trọn gói.

Các nhân viên của công ty chuyển văn phòng sẽ nhanh chóng đến khảo sát, báo giá và lên kế hoạch chuyển văn phòng giúp bạn. Bạn chỉ cần sắp xếp gọn gàng lại các trang thiết bị, tài liệu quan trọng cần chuyển đến văn phòng mới rồi giám sát quá trình chuyển văn phòng là được, cực kỳ đơn giản và nhanh chóng.

Trong số các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng hiện nay, dịch vụ vận chuyển 365 là đơn vị chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói được khách hàng đánh giá cao về độ uy tín cũng như chất lượng dịch vụ. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo số hotline của chuyennha365.com : 096.212.94.34 để được tư vấn tận tình chi tiết nhất về dịch vụ này.